Los documentos se constituyen como testigos que proveen evidencia, explicaciones y pruebas tanto para los sucesos ocurridos en el pasado como para las decisiones que se toman en el presente.

Los Archivos, junto a otras instituciones democráticas, contribuyen al avance de las sociedades permitiendo que estas se desarrollen de manera plena. Los documentos facilitan procesos de educación y de investigación, se encuentran presentes en industrias de entretenimiento y esparcimiento, garantizan la protección del ejercicio de los Derechos Humanos, son vitales en cuestiones referidas a la identidad de las personas, por mencionar algunos ejemplos asociados a su importancia.

Los documentos de archivo son únicos, por lo que una vez perdidos, no pueden ser reemplazados. Es por eso que sólo a través de una identificación adecuada, su debido cuidado y garantizando su accesibilidad estos pueden cumplir con su rol vital sirviendo de beneficio para la humanidad toda.

Los archivos y la buena gobernanza

La gestión correcta de documentos no consiste simplemente en almacenarlos con fines históricos o de investigación. Los Archivos son instituciones esenciales y cruciales para el ejercicio de una buena gobernanza.

Los documentos constituyen herramientas a través de las cuales los gobiernos pueden rendir cuentas a los ciudadanos y demostrar su capacidad para promover valores democráticos. Una adecuada gestión documental es lo que permite que un país comprenda quién, cuándo, dónde, cómo y el por qué de las acciones de su gobierno, garantizando además el respeto de los Derechos Humanos y permitiendo que los representantes del pueblo puedan explicar y rendir cuentas a la ciudadanía del porqué de las acciones que llevan a cabo. El archivar adecuadamente también contribuye a una gobernanza más eficaz y eficiente.