Los Archivos contribuyen al desarrollo cotidiano de las distintas actividades que llevamos a cabo a lo largo de nuestra vida, el objetivo de los mismos no implica unicamente la capacidad de poder navegar los hechos que tuvieron lugar en el pasado sino que constituyen una herramienta clave que nos permite entender el presente y proyectar el futuro.

Ser Archivista o Gestor Documental es una profesión fascinante, no hay demasiados trabajos en los cuales uno pueda decir que lo que se haga en el presente va a ser de gran importancia dentro de cien años. Es por eso que los profesionales de la información necesitan sentir pasión por la historia, deben tener ojo para los detalles y un fuerte compromiso de servicio hacia la comunidad, convirtiéndose de esta manera en los guardianes de la memoria de la sociedad. 

El Archivista: Guardián de la memoria de la sociedad

Los documentos de archivo necesitan de un correcto cuidado que permitan mantener sus cualidades (a veces frágiles) de manera integral.

La pregunta entonces es la siguiente: ¿Quién se encarga de que los documentos sean protegidos de modo tal de que tanto las cualidades que poseen como la calidad de la información que contienen se conserven inalterables? La respuesta es simple, ese es precisamente el rol que ejerce el Archivista y el Gestor Documental, gente con el talento profesional para recolectar, gestionar, facilitar y garantizar el acceso a los documentos archivo en el largo plazo. 

Por lo general estos profesionales:

• Garantizan que la “Procedencia” prevalezca, es decir, que se conserve la información concerniente al creador de los documentos de archivo preservando su contexto ya que este representa contenido vital para comprender la totalidad del fondo documental.
• Mantienen el “Orden Original”, por ejemplo, conservan el orden de los documentos de archivo de la misma manera en que fueron dispuestos por quien los creó. Esto permite preservar la relación original existente entre ellos y por lo tanto tener una idea certera de cómo llevaba a cabo sus actividades el organismo creador de los documentos a conservar.

Estos dos pilares fundamentales de la Archivística son de crucial importancia, sobre todo si el organismo o persona que creó los documentos dejó de existir o si los mismos fueron desplazados en reiteradas ocasiones por diversos motivos o si han sufrido de un uso o consulta intensos a lo largo de su existencia.

Archivista y Gestor Documental

¿Cuál es la diferencia entre ambos?

A grandes rasgos podemos decir que no existen diferencias ya que ambos profesionales de la información son responsables por velar por la salvaguarda y el acceso a los documentos de archivo. Sin embargo, en algunas organizaciones y países, el Gestor Documental  es la persona que se encarga de la protección de los documentos desde el momento en que son creados hasta la etapa en que se vuelven «documentos de archivo». El Archivista por su parte hará la misma labor, pero sólo a partir de que el documento ya se encuentra constituido como documento de archivo. Ambos profesionales deben contar con las mismas habilidades y conocimientos que permitan garantizar la protección física y la integridad intelectual de los documentos.

En algunos países como el Reino Unido un Archivista y un Gestor Documental se diferencian por determinadas pautas de profesionalización vinculadas a las formas en que estos ingresan en las instituciones, las calificaciones profesionales pertinentes a cada profesión, estándares profesionales particulares y órganos representativos específicos. No obstante, en otras regiones no existe un marco profesional expreso por lo que la gente trabaja en base a ciertas prácticas establecidas, debemos recordar que en todo el mundo existen voluntarios e individuos entusiastas que se interesan por los archivos y los gestionan sin darse cuenta de que en esencia son Archivistas.

Los objetivos del Archivista

Independientemente de las calificaciones académicas o de los cargos (puestos) profesionales que los responsables por velar por el cuidado de los documentos de archivo ocupen, deberán siempre procurar alcanzar una serie de objetivos:

• Crear fondos coherentes: Mediante la implementación proactiva de procesos de recolección y de evaluación documental que se encuentren debidamente sustentados profesionalmente.
• Gestionar de manera efectiva fondos documentales: Esto asegurará la conservación física de los documentos de archivo, la generación de instrumentos archivísticos con información detallada y fiable que permita poner a disposición de los usuarios el contenido de los documentos y por último garantizar la conservación de los fondos en el largo plazo.
• Crear un programa de acceso coherente: Garantizando que quien quiera acceder al contenido de los documentos de archivo pueda hacerlo de manera simple y según sus necesidades.
• Colaboración con otros: Aprovechando la sinergia existente entre los distintos fondos documentales maximizando de esta manera las oportunidades para su utilización y la conservación de los mismos.

Para que aquellos profesionales que están a cargo de los fondos documentales, y por lo tanto de los documentos de archivo, puedan alcanzar estos objetivos es de vital importancia que trabajen en conjunto con profesionales de otras áreas como conservadores, expertos en tecnologías de la información, docentes, artistas, entre otros. A su vez es primordial llevar a cabo un trabajo directo con los usuarios de archivo que permita garantizar que los fondos documentales y los servicios ofrecidos por las instituciones sean relevantes y satisfagan sus necesidades.