Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

Características

Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como un fuente de información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:

• Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice que fue creado.
• Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de la persona u organización que generó el documento.
• Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa. Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su integridad.
• Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofes naturales y las guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible y por lo tanto inaccesible.

Para preservar la autenticidad y confiabilidad de un documento de archivo es primordial respetar tanto el contexto en el que fue generado (esto nos permitirá entender quien lo creó, para qué y la forma), como su contenido y formato (la manera en la que es representado el documento).

Siempre debemos tener en cuenta que bajo ningún modo podemos considerar a un documento de archivo como “la verdad absoluta” (lo que sea que entendamos por el concepto de “verdad”), sino que debemos entenderlo como a un documento contemporáneo que emana de un individuo u organización y que fue producido bajo una concepción o un punto de vista particular. Además es importante que como usuarios tengamos presente que nuestra cultura y vivencias propias influyen en el abordaje e interpretación que hacemos respecto de un documento de archivo.

Otras características de los documentos de archivo:

• Sólo serán conservados a largo plazo si se considera que estos poseen un valor o carácter histórico. Esto puede ser difícil de determinar, lo importante aquí es entender que un fondo documental no puede conservar ni conserva la totalidad de los documentos creados.
• Los documentos de archivo no son creados con la intención explícita de que estos tengan un valor histórico. El hecho de que sean instrumentos que registran hechos contemporáneos es lo que les da su importancia, su potencial histórico debe ser ponderado en base a quién los creó, por qué y para qué.
• Un documento no tiene que ser necesariamente “viejo” para constituirse como documento de archivo, sino que tiene que tiene que ver su función de origen cumplimentada.
• Podemos encontrar documentos en una amplia gama de soportes y formatos analógicos y digitales. Es así que tenemos: documentos escritos, recursos digitales (correos electrónicos, páginas web), fotografías, películas, grabaciones de audio por mencionar solo algunos.

Fuentes

Podemos advertir que estamos constantemente rodeados de documentos y que esto es tan cotidiano que a veces pareciera pasar casi desapercibido. Cabe destacar entonces que las fuentes que generan documentos son diversas, entre ellas podemos mencionar:

• Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).
• Cortes y Organismos Judiciales.
• Empresas.
• Gremios y Sindicatos.
• Instituciones Religiosas.
• Universidades y Escuelas.
• Organismos Militares.
• Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos artísticos, etc.)
• Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas.
• Comunidades en general.
• Familias.
• Individuos o particulares.

Si desea profundizar un poco más respecto de los Documentos de Archivo lo invitamos a visitar el registro de la “Memoria del Mundo”, este sitio es gestionado por Naciones Unidas y se encarga de visibilizar y abogar por la importancia de los documentos, encontrará aquí algunos de los Archivos más importantes del mundo siendo el contenido del sitio web actualizado de manera constantemente.